Det var et opkald til vagtlægen, der fik IKT-administrator Thomas Saabye Goltermann fra Fredericia Kommune til at tænke, at der måtte findes en bedre måde at håndtere borgernes opkald på.
Og med god grund: På en almindelig dag modtager kommunens jobcenter og omstilling i gennemsnit 400 opkald fra borgere. Ved hvert opkald skal medarbejderen slå op i de it-systemer og registre, som indeholder relevant information om den person, der ringer ind – som for eksempel navnet på sagsbehandleren.
”Det var så nemt,” fortæller Thomas om sit opkald til lægevagten: ”Jeg tastede mit CPR-nummer ind i telefonen, og lægen havde alle de nødvendige oplysninger med det samme, da jeg kom igennem telefonkøen.”
Da han næste dag spurgte sin kollega, kommunens SAPA-projektleder Birgit Overgaard, hvad de bruger til at finde information om personer, der ringer ind, var svaret kort: SAPA.
SAPA finder relevante oplysninger om borgeren
I SAPA kan kommunale medarbejdere, ved hjælp af et CPR-nummer, få et hurtigt overblik over en borgers sagsbehandler, deres sagers journalnotater, dokumentoplysninger samt andre oplysninger, der kan trækkes fra CPR-registret, herunder ydelser fra de ESDH- og fagsystemer, der leverer data til den fælleskommunale infrastruktur.
”Alle der ringer til en kommune med en eller anden sag har et CPR-nummer. Når nummeret tastes ind i SAPA, kan medarbejderen på kort tid få et samlet overblik over borgerens mellemværende med kommunen,” forklarer Thomas.
For Thomas handlede det om at gøre processen nemmere for både borgeren og kollegaen.
”Selvom vi har haft SAPA et stykke tid, har folk tendens til at bruge de it-systemer, som de er vant til. Men her var der pludselig en anden indgangsvinkel. SAPA henter data fra stort set alle systemer i kommunen, så i stedet for at vi skal ind i flere forskellige systemer, skal vi kun slå det op ét sted, og det er en langt hurtigere og mere smidig proces for alle”, fortæller han.
Thomas tilføjer, at indtastning af CPR-nummeret også kan være føles mere sikkert for borgeren, da der er situationer, hvor borgere ringer til kommunen og ikke har lyst til at sige deres CPR-nummer højt.
Ikke langt fra tanke til handling
Det var leverandøren af kommunens telefonisystem, Scantalk, som ved hjælp af et API fik etableret en integration mellem telefonsystemet og SAPA. Birgit Overgaard skabte forbindelse mellem Scantalk og en SAPA-medarbejder i KOMBIT. Og derfra gik det hurtigt.
”Scantalk var skarpe. De havde et par møder med KOMBIT, og dokumentationen fra SAPA gjorde det nemt at gå til. Derefter lavede Scantalk en tilpasning til deres system, der gør det muligt at slå oplysningerne op i SAPA, inden medarbejderen løfter røret,” afslutter Thomas.
